Budilaksono.com...Salam
inspiratif, kepada bapak ibu pegawai ASN, BKN BKN mengembangkan e-office
sebagai aplikasi perkantoran modern berbasis elektronik. Guna mengoptimalkan
implementasi e-office tersebut, Direktorat Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian
BKN menggelar Pelatihan Penggunaan e-Office bagi Sekretaris Pejabat Pimpinan
Tinggi di lingkungan BKN.
Aplikasi
e-office adalah suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi yang secara
maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi, di mana data, informasi
dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi.
Tujuan
Pegembangan aplikasi E-Office pada kantor pemerintahan daerah adalah untuk
menciptakan sistem yang mampu mengakomdasi pekerjaan-pekerjaan terkair dan
sasaran pegawai, serta mendukung proses pengembangan e-office.
E-office
salah satunya dapat digunakan dalam pengelolaan, penyimpanan, pengontrolan
dokumen berupa surat masuk dan surat ke luar di lingkungan BKN. Tujuan dari
pengunaan aplikasi E-office adalah Tujuan Implementasi E-Office
- Memodernisasi
birokrasi BKN yang antisipatif proaktif
- Optimalisasi
pemaanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk pelaksanaan tugas
dan fungsi
- Pengembangan
budaya nilai dan perilaku kerja yang positif
- Penyederhanaan
sistem, prosedur, mekanisme dan kontrol kerja yang efektif serta
- Meningkatkan
mutu layanan administrasi
Konsep
E-office yang diterapkan dianalisa berdasarkan ketersediaan data dan informasi.
Konsep portal intranet harus dapat mengakomodir data yang tersedia dan
dibutuhkan user. Dianalisa juga dampak
penggunaan data tertentu terhadap efiseinsi proses dalam aplikasi. Berikut
adalah hasil analisa kebutuhan dari pengguna ;
- Menyediakan kemudahan dalam melakukan komunikasi
dan kordinasi pekerjaan diinternal.
- Menyediakan
fasilitas untuk menampilkan berita internal, pengumuman, artikel dan kebijakan
yang terintegrasi dengan website pusat.
- Menyediakan
fasilitas untuk mempermudah pembuatan dan pengiriman undangan dan memo dinas.
- Menyediakan
fasilitas untuk pengiriman electronic mail (email) yang terintegrasi dengan
mail server.
- Meningkatkan
efisiensi kerja dengan penerapan Online
Document yang mendukung konsep
paperless.
- Mampu
berfungsi sebagai media center yang dapat di kelola dengan mudah untuk menyimpan
data sebagai berikut: Laporan Litbang, Standar Pedoman Manual, Jurnal, Makalah.
Media (audio, video dan gallery) dan Software (update antivirus dan driver)
- Menyediakan
fasilitas forum sebagai media silaturahmi dan kordinasi yang dapat meningkatkan
suasana kondusif dan kekeluargaan di lingkungan internal kantor pemerintahan daerah.
- Menyediakan
fasilitas untuk menarik user internal tetap nyaman menggunakan aplikasi
e-office seperti personal agenda, chatting, shoutbox, notification, dsb
Setelah melalui
proses perancangan aplikasi
e-office, maka proses
selanjutnya pembuatan aplikasi.
Pembuatan aplikasi dilakukan dengan cara pemrograman terstuktur dengan
pemanfaatan database. Untuk media komunikasi
dalam aplikasi e-office
ini, digunakan mail
server yang telah dibangun,
maka aplikasi e-office telah memiliki
platform yang akan
digunakan untuk berkomunikasi
antar pengguna. Aplikasi
e-office terdiri dari
beberapa modul sebagai fasilitas pendukung kegiatan
perkantoran.
Manfaat
Implementasi E-Officepada kantor pemrintahan daerah, proses dokumentasi dari
tiap surat yang keluar dan penetapan sasaran kerja pegawai setiap bulan, serta
atribut-atribut yang dipakai pada kedua fitur tersebut dapat dengan mudah di
dokumentasi serta ditelusuri. Selain itu manfaat yang didapat dari pengembangan
aplikasi e-office adalah memudahkan pengelolaan tugas dari setiap surat yang
masuk serta pengelolaan sasaran kerja pegawai tiap bulannya.